Tại sao ISO 9001:2015 lại quan trọng đối với các doanh nghiệp?

Chắc hẳn chúng ta đã từng một lần nghe qua thuật ngữ ISO 9001:2015. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cụm từ này có ý nghĩa như thế nào. Được biết, đây là một tiêu chuẩn quốc tế. Nhằm giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả. Từ đó, đưa doanh nghiệp phát triển bền vững hơn. Vậy ISO 9001 là gì? Tại sao nó lại có sức ảnh hưởng lớn tới vậy? Hãy cùng Kinhdoanhmypham giải đáp thắc mắc này trong bài viết dưới đây nhé!

Lịch sử hình thành tiêu chuẩn ISO 9001

Được biết, ISO 9001 được phát hành lần đầu tiên vào năm 1987. Bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế. Nó quy định các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) dựa trên tiêu chuẩn BS 5750 của Anh. ISO 9001 là một tiêu chuẩn chung cho các tổ chức hoạt động trên toàn thế giới. Đồng thời, nó cũng được sử dụng trong việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của một doanh nghiệp. Mang lại lợi thế to lớn khi giao dịch với các nhà cung cấp trên toàn thế giới. Vì tiêu chuẩn giống nhau ở mọi quốc gia, chứng nhận ISO 9001 cho thấy Hệ thống quản lý chất lượng của công ty tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001.

Lịch sử hình thành tiêu chuẩn ISO 9001

Tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 được biết đến là một tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nhất trong các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO. Cụ thể hơn, đây là một tiêu chuẩn được các doanh nghiệp, tổ chức áp dụng cho hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Nội dung của ISO 9001 bao gồm những nguyên tắc, yêu cầu cơ bản tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các quy trình trong QMS để đạt được hiệu quả mong muốn. Đó chính là đáp ứng, thỏa mãn được các yêu cầu cùng mong đợi của khách hàng và các bên liên quan khác. Đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp có thể tồn tại và thành công trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay.

Các phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001

Trải qua hàng chục năm phát triển, tiêu chuẩn ISO 9001 đã và đang không ngừng được cải tiến. Cập nhập để đảm bảo tương thích với bối cảnh thực tế của nền kinh tế hiện nay. Tính tới thời điểm hiện tại, ISO 9001 đã có tới 5 phiên bản. Cụ thể như sau:

• ISO 9001:1987 – Đây là phiên bản đầu tiên của tiêu chuẩn ISO 9001. Phiên bản này gần như là thuần sản xuất và nặng về phần tài liệu.
• ISO 9001:1994 – Phiên bản này không có nhiều sự thay đổi so với phiên bản năm 1987. Chủ yếu vẫn tập trung vào hoạt động sản xuất. Chứ chưa tiếp cập đến khía cạnh cung cấp dịch vụ.
• ISO 9001:2000 – Đây là phiên bản có sự thay đổi vượt bậc khi đã có thể áp dụng cả vào doanh nghiệp sản xuất và cung ứng dịch vụ. Tiêu chuẩn này cũng linh động và có tính tổng quát hơn. Hướng đến việc cải tiến liên tục để luôn đảm bảo được hiệu quả của việc quản lý quy trình. Cũng như đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
• ISO 9001:2008 – Phiên bản này chỉ có một vài sự thay đổi về mặt thuật ngữ và vẫn giữ nguyên các nội dung. Điều khoản được sử dụng trong phiên bản năm 2000.
• ISO 9001:2015 – Đây là phiên bản mới nhất hiện nay. Được đánh giá là có sự cải tiến vượt bậc so với phiên bản đầu tiên. Cốt lõi của phiên bản này là tập trung vào việc kiểm soát và quản lý hệ thống dựa trên yếu tố rủi ro. Hướng đến sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp áp dụng nó.

Những điều chúng ta cần biết về phiên bản ISO 9001:2015

Như đã đề cập ở phía trên, ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Tiêu chuẩn này cũng là tiêu chuẩn hiện đang được sử dụng để chứng nhận QMS cho doanh nghiệp. Tại Việt Nam, TCVN ISO 9001:2015 hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Những điều chúng ta cần biết về phiên bản ISO 9001:2015

Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tập hợp của nhiều nguyên tắc, yêu cầu đảm bảo cho mọi khía cạnh của QMS trong một doanh nghiệp được kiểm soát và đạt được hiệu quả như mong đợi. Cụ thể, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hướng tới những mục đích sau đây:

• Đảm bảo doanh nghiệp có khả năng cung cấp các sản phẩm, dịch vụ một cách ổn định. Đáp ứng đúng được nhu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu của pháp luật.
• Là cơ sở để nâng cao mức độ thỏa mãn của khách hàng, đối tác.
• Có các phương pháp, hành động hợp lý, kịp thời khi phát hiện các rủi ro hoặc cơ hội liên quan tới bối cảnh cùng mục tiêu của doanh nghiệp.
• Đảm bảo doanh nghiệp có khả năng chứng minh sự phù hợp với những yêu cầu quy định của QMS.

Các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được chia ra thành 10 điều khoản. Mỗi điều khoản sẽ thiết lập những yêu cầu, quy tắc riêng liên quan đến các khía cạnh khác nhau trong một QMS. Cụ thể:

• Phạm vi áp dụng: Có thể được áp dụng trong QMS của bất kỳ doanh nghiệp nào.
• Tài liệu viện dẫn: Yêu cầu sử dụng các tài liệu cần thiết trong việc áp dụng ISO 9001:2015. Với tài liệu có năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Còn với tài liệu không rõ năm công bố thì áp dụng bản mới nhất (bao gồm những bản sửa đổi).
• Thuật ngữ và định nghĩa: Danh sách các thuật ngữ được sử dụng trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cùng định nghĩa kèm theo
• Bối cảnh của tổ chức: Xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong doanh nghiệp. Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm cùng phạm vi của QMS và những quá trình của nó.
• Lãnh đạo: Lãnh đạo cao nhất phải thể hiện vai trò lãnh đạo cùng cam kết về QMS. Đồng thời, thiết lập và truyền đạt các chính sách chất lượng. Đảm bảo vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức được phân công, truyền đạt rõ ràng.

• Hoạch định: Doanh nghiệp cần phải hoạch định các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội. Mục tiêu chất lượng và các kế hoạch để đạt được chúng. Và những thay đổi liên quan đến QMS.

• Hỗ trợ: Doanh nghiệp cần xác định rõ các nguồn lực được sử dụng trong việc xây dựng và triển khai QMS. Đảm bảo lựa chọn nhân viên có đủ năng lực và nhận thức. Thực hiện trao đổi thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp cũng như quản lý và kiểm soát các thông tin dạng văn bản.
• Thực hiện: Doanh nghiệp cần triển khai QMS theo các kế hoạch, quy trình đã được hoạch định trước đó. Đảm bảo có các kế hoạch và quy trình kiểm soát phù hợp. Để đáp ứng những yêu cầu đối với sản phẩm,dịch vụ (thiết kế và phát triển, nhà cung cấp bên ngoài, sản xuất và cung cấp dịch vụ, thông qua sản phẩm và dịch vụ, đầu ra không phù hợp).
• Đánh giá kết quả hoạt động: Doanh nghiệp cần phải thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá QMS. Tổ chức những cuộc đánh giá nội bộ. Đồng thời, hoạt động đánh giá này cũng phải đảm bảo có sự tham gia và xem xét từ lãnh đạo.
• Cải tiến: Doanh nghiệp cần xác định và lựa chọn các cơ hội để cải tiến; thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp và liên tục cải tiến QMS của mình.

Cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 theo chu trình PDCA

Một trong những đặc điểm nổi bật của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là nó được triển khai theo chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act). Cụ thể:

• Plan – Kế hoạch: Doanh nghiệp cần xác định: Các mục tiêu của QMS và quy trình để đạt được mục tiêu đó. Phạm vi áp dụng. Nguồn lực cần thiết. Thời gian thực hiện. Phương pháp đạt được mục tiêu.
• Do – Thực hiện: Doanh nghiệp triển khai các kế hoạch đã vạch ra trước đó và áp dụng vào QMS của mình.
• Check – Kiểm tra: Doanh nghiệp cần đánh giá, đo lường mức độ hoàn thành của các kế hoạch đã thực hiện so với các mục tiêu cùng yêu cầu đã đặt ra.
• Act – Hành động: Căn cứ vào các sự không phù hợp hoặc kém hiệu quả trong QMS, doanh nghiệp cần phải có hành động khắc phục. Cải tiến phù hợp để đảm bảo QMS duy trì được hiệu suất như mong đợi.

Với chu trình PDCA trên đây, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mọi quy trình trong QMS đều được quản lý và kiểm soát một cách toàn diện. Các nguồn lực được phân bổ thỏa đáng, cũng như tìm ra được các cơ hội phù hợp giúp hệ thống luôn được cải tiến, cập nhập.

Lợi ích của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Lợi ích của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

ISO 9001 là một tiêu chuẩn khá linh hoạt. Nó không bắt buộc doanh nghiệp phải làm theo điều này hay điều kia. Thay vào đó, các nguyên tắc, yêu cầu của ISO 9001 chỉ đóng vai trò như những định hướng để doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả khi vận hành và kiểm soát QMS. Chính vì vậy, ISO 9001 có thể áp dụng cho QMS của mọi doanh nghiệp, tổ chức. Không quan trọng quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Là doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước. Mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm. Sản xuất hay kinh doanh sản phẩm hay dịch vụ gì khác,… Một số lợi ích của tiêu chuẩn ISO 9001 phải được kể đến như:

Tạo ra lợi thế cạnh tranh với các đối thủ – tăng khả năng trúng thầu

Việc đạt được Chứng chỉ phù hợp Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2015 là một lợi thế cạnh tranh rất lớn so với các đối thủ. Trong việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu và chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Chứng chỉ ISO cũng là cơ hội để quý khách hàng có thể nhận được các gói đấu thầu vào các công trình,doanh nghiệp lớn. Vì hiện nay ngoài quy định của nhiều gói đấu thầu nhà nước, thì rất nhiều Tổng công ty hoặc Doanh nghiệp yêu cầu đối tác của mình phải đạt được chứng chỉ ISO thì mới đồng ý mua, tiếp nhận sản phẩm hoặc dịch vụ.

Tạo niềm tin với khách hàng và đối tác

Về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đạt chứng chỉ ISO 9001:2015 nghĩa là đã thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Đó như một lời cam kết chất lượng đối với khách hàng và đối tác. Từ đó xây dựng niềm tin. Tạo dựng thương hiệu bằng chính chất lượng sản phẩm mà mình mang lại.

Chất lượng sản phẩm, dịch vụ được đảm bảo

Do được quản lý một cách khoa học và chặt chẽ bởi các chuẩn mực. Yêu cầu của một hệ thống quản lý chất lượng quốc tế được chứng nhận tại đơn vị uy tín như TQC. Giúp kiểm soát tốt đầu vào, ổn định chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ bán hàng. Liên tục cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Tạo môi trường làm việc tốt, hiệu quả

Khi áp dụng ISO 9001:2015, các quy trình và hướng dẫn thực hiện công việc được chuẩn hóa. Các cán bộ quản lý và nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp sẽ hiểu rõ công việc của mình phải làm gì? Hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình. Ổn định được quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng ổn định. Giảm sai lỗi, phế phẩm và hỏng hóc.

Quản lý được rủi ro

Khi áp dụng ISO 9001:2015, vấn đề nhận thức, các rủi ro và cơ hội đối với từng doanh nghiệp sẽ được nâng cao. Thành một yêu cầu bắt buộc tuân thủ. Do đó tăng cường khả năng nhận thức được với các rủi ro. Ứng phó kịp thời với các rủi ro, sự cố trong từng doanh nghiệp.

Làm sao để hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn ISO 9001:2015?

Để đạt xây dựng và vận hành một QMS hiệu quả và đạt chuẩn ISO 9001:2015. Doanh nghiệp cần tuân thủ theo các bước sau:

Bước 1: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn ISO 9001:2015

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có một QMS riêng với mục đích và các vận hành khác nhau. Nhưng nhìn chung, những công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện để xây dựng QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao gồm:

• Xem xét sự phù hợp của việc áp dụng QMS trong doanh nghiệp.
• Lãnh đạo cao nhất thể hiện cam kết về việc áp dụng QMS theo ISO 9001:2015.
• Xác định mục đích của việc áp dụng QMS trong doanh nghiệp.
• Lập ban ISO và phân bổ đội ngũ thành viên tham gia sao cho phù hợp.
• Tổ chức đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9001 và cách xây dựng hệ thống tài liệu.
• Phân tích và đánh giá thực tế bối cảnh của doanh nghiệp.
• Xây dựng, thực hiện, kiểm soát và đánh giá quá trình xây dựng, vận hành QMS.
• Cải tiến và hoàn thiện QMS dựa trên kết quả đánh giá QMS thực tế.

Bước 2: Đăng ký chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Sau khi QMS đã đi vào vận hành, doanh nghiệp cần đăng ký cấp chứng chỉ ISO 9001:2015 tại tổ chức chứng nhận có thẩm quyền (như ISOCERT). Hoạt động chứng nhận sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhìn nhận một cách khách quan mức độ phù hợp giữa QMS của mình so với những yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Đăng ký chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Trong quá trình đánh giá và chứng nhận, nếu như vẫn còn sự không phù hợp. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng sự không phù hợp đó là gì? Nguyên nhân do đâu để có hành động khắc phục sao cho phù hợp. Một khi QMS của doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Doanh nghiệp sẽ được cấp chứng chỉ ISO 9001:2015.

Bước 3: Duy trì, giám sát hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Để đảm bảo QMS có hiệu lực và đem lại lợi ích, các doanh nghiệp cần phải duy trì và áp dụng nó theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Thường xuyên cải tiến, cập nhập QMS để luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp đang hướng tới. Đồng thời, việc duy trì QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng chính là một điều kiện bắt buộc để giữ được giá trị của giấy chứng nhận ISO 9001:2015 trong thời gian còn hiệu lực.

Có thể bạn chưa biết?